Microsoft Office Online Server: Lizenzierung im Detail

Die Lizenzierung des Microsoft Office Online Servers (OOS) ist tatsächlich ein wichtiger Punkt und oft eine Quelle von Verwirrung. Es ist nicht direkt über ein "Select Plus Abo" lizenziert im Sinne eines eigenständigen Produkts, das man einfach so abonniert. Stattdessen sind die Bearbeitungsfunktionen des OOS an bestehende Microsoft Office-Lizenzen mit aktiver Software Assurance (SA) gekoppelt.

Hier die Details, wie die Lizenzierung in der Regel funktioniert:

1. Voraussetzung: Office Volumenlizenzen mit Software Assurance (SA)

• Um Dokumente mit dem Office Online Server bearbeiten zu können (das reine Anzeigen ist oft ohne zusätzliche Bearbeitungslizenz möglich), benötigen die Benutzer, die die Bearbeitungsfunktionen nutzen sollen, eine gültige Lizenz für eine Microsoft Office Suite, die über Volumenlizenzprogramme erworben wurde (z.B. Office Professional Plus, Office Standard) und für die eine aktive Software Assurance (SA) besteht.‍
• Software Assurance (SA) ist ein Zusatzprogramm zu Volumenlizenzen, das Ihnen das Recht auf neue Versionen (Upgrades) während der Laufzeit der SA sowie weitere Vorteile (wie Schulungsgutscheine, Heimnutzungsrechte und eben auch das Recht zur Nutzung des Office Online Servers für die Bearbeitung) gewährt.

Das bedeutet: Sie kaufen nicht "OOS-Lizenzen", sondern die Möglichkeit, OOS zu nutzen, ist ein Vorteil, der in bestimmten Volumenlizenzen mit aktiver SA enthalten ist.

2. Select Plus und andere Volumenlizenzprogramme:

• ‍Select Plus war (und ist für bestehende Verträge im öffentlichen/akademischen Sektor noch) ein Volumenlizenzprogramm von Microsoft. Wenn Sie über Select Plus oder andere große Volumenlizenzprogramme (wie Enterprise Agreement, Open Value etc.) Office-Lizenzen mit SA erworben haben, dann sind Sie in der Regel berechtigt, den Office Online Server für die Bearbeitung zu nutzen.‍
• Wichtiger Hinweis zu Select Plus: Für kommerzielle Kunden wurde Select Plus eingestellt und durch die "New Commerce Experience" (NCE) ersetzt. Das bedeutet, neue Select Plus-Verträge für kommerzielle Kunden können nicht mehr abgeschlossen werden. Bestehende Verträge laufen aus oder werden auf NCE umgestellt. Das ändert jedoch nichts an der grundlegenden Lizenzierungslogik für OOS, die an die SA geknüpfte Office-Volumenlizenzrechte bindet.

‍3. Microsoft 365 Lizenzen:

• Bestimmte Microsoft 365 Enterprise-Pläne (z.B. E3, E5) beinhalten ebenfalls das Recht zur Nutzung des Office Online Servers für die Bearbeitung. Dies liegt daran, dass diese Pläne typischerweise auch die Rechte für die On-Premises-Versionen von Office und die zugehörige Software Assurance umfassen. Wenn Sie also bereits eine umfassende M365-Lizenz haben, sind die Rechte für OOS oft schon abgedeckt.

‍4. Nur Ansicht (View-only):

• Interessanterweise ist die reine Anzeige von Office-Dokumenten über den Office Online Server (also ohne Bearbeitungsfunktion) in der Regel lizenzfrei. Das bedeutet, wenn Sie OOS nur als Viewer für Ihre Dokumente in SharePoint, Exchange oder Nextcloud nutzen möchten, benötigen Sie keine zusätzlichen Bearbeitungslizenzen.

Zusammenfassend:

Die Lizenzierung des Office Online Servers für die Bearbeitung erfordert im Wesentlichen, dass die Benutzer, die die Bearbeitungsfunktionen nutzen, eine Microsoft Office Suite Volumenlizenz mit aktiver Software Assurance besitzen. Es ist also kein separates "Abo" für OOS selbst, sondern ein Nutzungsrecht, das an die bestehende Office-Lizenzierung gekoppelt ist. Für die reine Ansichtsfunktion sind in der Regel keine zusätzlichen Lizenzen erforderlich.

Aufgrund dieser Komplexität und der Notwendigkeit von SA-Lizenzen entscheiden sich, wie bereits erwähnt, viele Unternehmen, die Nextcloud nutzen, für Alternativen wie Collabora Online oder ONLYOFFICE, die oft ein einfacheres und direkteres Lizenzmodell haben.

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